EL MANEJO DE PORTAFOLIOS DE PROYECTOS
Los programas de Administración de proyectos tienen una capacidad variable, desde sencillos programas de elaboración de calendarios que realizan gráficas de Gantt hasta enormes aplicaciones de mainframes, que están integradas con los sistemas de información administrativa de presupuestos, mercadotecnia, fabricación, personal y otros sistemas.
De acuerdo con la capacidad del programa se pueden ingresar secuencias de tareas, recursos, fechas y costos, y la computadora calcula los calendarios, presupuestos o utilización de recursos en lugar de uno. La mayor parte de los programas dibuja incluso las redes, o puede convertir el formato de una red al de otra.Además de ayudar con los calendarios y costos, estos programas elaboran una amplia variedad de informes, desde simples hasta amplios. Si tiene un requisito especial en el manejo de su proyecto, como un informe o una gráfica de elaboración especial, es probable que exista un programa con la capacidad de elaborar la salida que necesita.
El software de administración de proyectos puede ser una gran bendición para el gerente de proyectos que da seguimiento a variables, calendarios, recursos, costos y tareas interrelacionadas que entran en juego. Aunque no todos los programas hacen lo siguiente, la mayor parte de ellos le pueden ayudar a realizarlo
* Hacer gráficas de costos, calendarios y utilizar recursos mediante gráficas de Gantt, histogramas, diagramas en línea y una diversidad de tipos de gráficas
* Crear informes estándares y a la medida, inclusive contabilidad estándar y dar seguimiento. Algunos programas elaboran hasta formatos de informes especiales que requieren las dependencias gubernamentales (DOD).
* Mantener calendarios de recursos y proyectos que registran la disponibilidad personal y equipo. Estos calendarios de programas internos se usan para crear calendarios óptimos. Tal característica permite que el gerente establezca semanas de trabajo con base a días laborales reales y especifica periodos en que no se trabaja, con fines de semana, días festivos y vacaciones. Se puede imprimir el calendario de proyecto en forma detallada o resumida.
* Hacer cambios en los calendarios con base en una diversidad de parámetros de nivelación de recursos y atributos de elaboración de calendarios de prioridades.
* Mantener inventarios de habilidades que se acoplen a los recursos y requisitos de las tareas.
* Dar seguimiento y programar múltiples proyectos a la vez. Algunos paquetes tienen una sola base de datos amplia, que permite el análisis de diversos proyectos.
* Permitir que muchas personas tengan acceso, introduzcan e informen datos del proyecto al mismo tiempo.
* Mostrar programas alternativos, asignación de tareas y criterios de costos, de modo que se pueda evaluar el impacto de los cambios en los calendarios, las secuencias y los recursos.
* Asignar parámetros de advertencia temprana, que permitan que el programa le informe de posibles dificultades, incluidos problemas con los calendarios, conflictos de recursos con otros proyectos y que se rebase el presupuesto.
* Integrarse con el sistema de manejo de los materiales, compras y contabilidad para ayudar en la solicitud de materiales, suministros, equipo y servicios de contratistas.
* Producir gráficas con presentación de alta calidad para informes a la administración y a los clientes sobre el estado y planes del proyecto.
* Mostrar de manera simultánea datos reales y planeados.
* Resumir datos de diversas formas, inclusive gastos, tiempos y datos de actividades.
El MANEJO DE PORTAFOLIOS DE PROYECTOS
Es una colección de proyectos/programas y otro tipo de labor el cual es agrupado para facilitar el manejo efectivo del trabajo orientado a conseguir las metas estratégicas de negocio.
Un portafolio de proyectos debe contestar las siguientes preguntas:
¿Cuáles son los mejores proyectos para implementar tomando en cuenta un presupuesto y las capacidades organizacionales?
¿Se está obteniendo lo mejor de nuestro potencial portafolio de proyectos?
La Administración del Portafolio de Proyectos, también conocido en Ingles como Project Portfolio Management (PPM) es un proceso administrativo designado a ayudar a un organización a adquirir y ver información acerca de todos sus proyectos y programas, luego priorizar cada proyecto de acuerdo a ciertos criterios tales como valor estratégico, impacto en recursos, costos etc. Los objetivos son variados:
1) identificar, priorizar autorizar, administrar y controlar para lograr los estratégicos objetivos de negocios.
2) Ser consciente de todos los proyectos listados en el portafolio,
3) desarrollar una visión general y un conocimiento profundo de la colección deproyectos como un todo.
LA ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS.
Laadministración de recursos, por lo tanto, consiste en el manejo eficiente de estos medios, que pueden ser tanto tangibles como intangibles. El objetivo de la administración de recursos es que éstos permitan la satisfacción de los intereses.
Las personas, el dinero, la tecnologíay hasta el tiempopueden ser considerados, según el contexto, como recursos susceptibles de ser administrados. La correcta asignación de funciones de cada uno de estos recursos ayudará a que la operatoria de un conjunto sea más eficiente.
La administración de recursos humanos es uno de los campos más importantes de una empresa. Se encarga de escoger, contratar, formar y retener a los empleados de una organización.
La función de la administración de recursos humanos(que puede quedar en manos de una persona o de un departamento) es motivar a los trabajadorespara que rindan al máximo de sus capacidades y lograr que el conjunto de empleados funcione como un bloque en pos de los objetivos corporativos.
HUMANOS
Humanos. A la hora de administrar este tipo de recursos, que vienen a ser el conjunto de empleados de una empresa, las personas encargadas de esta tarea es fundamental que tengan en cuenta muchos aspectos relativos a aquellos como pueden ser las habilidades, las ideas, los conocimientos, las necesidades, el desarrollo, los sentimientos, la experiencia, las cargas…
La administración de recursos humanos es uno de los campos más importantes de una empresa. Se encarga de escoger, contratar, formar y retener a los empleados de una organización.
La función de la administración de recursos humanos (que puede quedar en manos de una persona o de un departamento) es motivar a los trabajadores para que rindan al máximos de sus capacidades y lograr que el conjunto de empleados funcione como un bloque en pos de los objetivos corporativos.
El liderazgo, la comunicación interna, el trabajo en equipo y las capacidades de negociación son algunos de los factores que debe atender la administración de recursos humanos.
Es importante tener en cuenta que los recursos son finitos y tienen que servir para satisfacer necesidades virtualmente infinitas .La administración de recursos, por lo tanto, resulta clave para el éxito.
MATERIALES.
Materiales. se incluyen todos aquellos bienes, de tipo tangible, que posee la entidad y que son los que le permiten prestar los servicios que realiza. Partiendo de esta acepción nos encontraríamos con dos grupos de recursos claramente delimitados: los relativos a las instalaciones (oficinas, fábricas, herramientas…) y las materias primas, dentro de cuyo nombre también se incluirían los productos ya elaborados.
TIEMPO
La administración del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de los administradores.
El tiempo es el activo más poderoso con el que contamos y el único recurso no renovable de la humanidad, por lo menos hasta que la máquina del tiempo sea inventada,. Sin embargo, éste es también el recurso más desperdiciado, sobre todo en las grandes ciudades dónde supuestamente más escasea, dónde todo mundo se queja de la falta de tiempo y dónde todo mundo lo derrocha
Principios básicos para administrar con eficiencia el tiempo:
Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15 minutos cada una, facilita la utilización efectiva del tiempo.
· Esta comprobado y es un principio fundamental de la planeación del tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados.
PARA FINALIZAR
LA ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO.
La administración de proyectos es una estrategia muy usada por empresas e instituciones para alcanzar objetivos en un tiempo predeterminado
Implica una gran importancia por lo que es usada en una gran diversidad de cambios; desde proyectos espaciales, en bancos, en desarrollo de sistemas de computadora, en la industria petroquímica, en telecomunicaciones, en defensa nacional , etc.Es importante ya que ofrece nuevas alternativas de organización
Funciones de la administración de proyectos:
· La administracion procura siempre el máximo aprovechamiento de los recursos, mediante su utilización eficiente
· Las principales funciones de la administracion se engloban en planeación, organización, dirección y control
BIBLIOGRAFÍA
